Es kann viele Gründe haben, einen Büroumzug zu planen. Vielleicht sind die bestehenden Büroräume zu klein geworden. Eventuell ist es aber auch nötig, sich betriebsbedingt zu verkleinern. In jedem Fall sollte der Umzug in ein neues Büro gut organisiert sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Geschäftsbetrieb ungestört weiterlaufen kann. Doch was genau ist zu beachten, bevor Ihre Firma ihr neues Domizil beziehen kann? Darum wird es im folgenden Artikel gehen.
Beziehen Sie ihre Mitarbeiter in den Büroumzug mit ein
Damit Ihr Umzug in das neue Büro möglichst glücklich vonstattengeht, sollten sie ihre Mitarbeiter frühzeitig mit einbeziehen. Gerade Angestellte, die mit dem Unternehmen seit vielen Jahren verbunden sind, sollten für den Umzug begeistert werden. Veränderungen stoßen oftmals auf Ablehnung. Eine gute Kommunikation im Vorfeld des Bürowechsels ist die Grundlage eines partnerschaftlichen Umzugs. Die Angestellten sollten stets gehört und wahrgenommen werden, damit es zu einem reibungslosen Ortswechsel kommen kann.
Es empfiehlt sich die Gründung eines Komitees, das sich aus Management und Teilen der Belegschaft zusammensetzt. Es kann in speziellen Meetings gemeinsam Pläne schmieden und z. B. folgende Punkte besprechen:
Gibt es Vorschläge, was die Sitzordnung angeht?
Manche Mitarbeiter haben Angst, Privilegien abzugeben. „Werde ich meinen Platz am Fenster behalten?“, ist eine mögliche Frage, die aufkommen kann. Eine gemeinschaftliche Planung der Sitzordnung kann aber auch ganz konkret die Produktivität erhöhen, indem z. B. Laufwege zwischen Abteilungen verkürzt werden. Der Umzug ist daher eine tolle Chance, die Infrastruktur im Office zu verbessern.
Was für Bedenken gibt es?
Fördern Sie unbedingt einen ehrlichen Austausch von Gedanken, Sorgen und Zweifeln. Nur so können sie diese gezielt aus dem Weg räumen. Selbstverständlich gibt es auch ganz praktische organisatorische Aufgaben, die es zu bewältigen gibt:
- Muss neues Mobiliar beschafft werden?
- Wer sorgt dafür, dass die IT samt Backups umzieht?
- Wer kündigt bestehende Verträge für Internet und Abos jeglicher Art?
- Wie wird die neue Adresse den bestehenden Kunden am besten kommuniziert?
Ist geplant, ihre Firma in einer anderen Region anzusiedeln, ist dies der Belegschaft frühzeitig mitzuteilen. Nicht jeder Angestellte wird bereit sein, das soziale Umfeld und die Familie für den Job aufzugeben. Eine gute Planung des Büroumzugs schließt auch eine Strategie zum Mitarbeitererhalt mit ein. Wie bewegen sie ihre Top-Köpfe zum Umzug in die neue Stadt?
Fazit
Der Büroumzug ist keine kleine Aufgabe, aber mit einer guten und rechtzeitigen Planung gut zu bewältigen. Die Unternehmensleitung ist gut beraten, ihre Mitarbeiter mit einzubeziehen. Dadurch wird ein reibungsloser Umzug gefördert und die Produktivität des Unternehmens nicht gestört. Darüber hinaus helfen spezialisierte Umzugsunternehmen dabei, dass jeder einzelne Schritt aufeinander abgestimmt wird. Dadurch kann das Management stets den Überblick bewahren.
Auf Seiten, wie von Bernhard Storck jr. GmbH, kann man sich zusätzlich informieren.
